ในยุคปัจจุบันที่องค์กรธุรกิจแข่งขันกันอย่างดุเดือด เลขานุการ ได้กลายมาเป็นบทบาทสำคัญที่อยู่เบื้องหลังความสำเร็จขององค์กร โดยมีการประเมินว่า เลขานุการคิดเป็น 80% ของประสิทธิภาพการทำงานของผู้บริหารระดับสูง
เลขานุการมีหน้าที่หลักที่หลากหลาย ซึ่งสามารถแบ่งได้เป็นหมวดหมู่หลักๆ ดังนี้
เพื่อเป็นเลขานุการที่มีประสิทธิภาพ จำเป็นต้องมีทักษะทั้งทางด้าน Hard skills และ Soft skills ดังนี้
เลขานุการไม่ได้เป็นเพียงแค่ผู้ช่วยส่วนตัว แต่ยังมีบทบาทสำคัญในการเติบโตขององค์กร โดยทำหน้าที่ดังต่อไปนี้
การเป็นเลขานุการที่โดดเด่นนั้น ไม่ใช่เรื่องง่าย จำเป็นต้องมีการพัฒนาตนเองอย่างต่อเนื่อง โดยมีวิธีการดังนี้
เรื่องที่ 1: เลขานุการที่สูญเสียความอดทน
มีเลขานุการทำงานให้กับผู้บริหารระดับสูงที่วุ่นวายมากอยู่วันหนึ่ง เลขานุการได้รับโทรศัพท์จากลูกค้าที่โกรธมาก ซึ่งกล่าวหาว่าผู้บริหารทำผิดพลาดใหญ่ เลขานุการพยายามอธิบายว่าผู้บริหารไม่อยู่ แต่ลูกค้ายังคงด่าเธอต่อไป เลขานุการที่ไม่สามารถทนทานกับความหยาบคายของลูกค้าได้อีกต่อไป จึงพูดจาไม่สุภาพกลับไป ลูกค้าจึงบ่นไปที่ผู้บริหาร และผู้บริหารก็ตำหนิเลขานุการอย่างรุนแรง สอนให้เราว่าความอดทนเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการทำงานเป็นเลขานุการ
เรื่องที่ 2: เลขานุการที่ลืมนัดสำคัญ
เลขานุการคนหนึ่งลืมนัดหมายสำคัญของผู้บริหาร โดยไม่รู้ตัวว่านัดหมายดังกล่าวสำคัญมาก ผู้บริหารพลาดการประชุมและทำให้สูญเสียสัญญาที่มีมูลค่ามหาศาล เลขานุการถูกตำหนิอย่างรุนแรงและถูกปลดออกในที่สุด สอนให้เราว่าความเอาใจใส่และความรับผิดชอบเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับเลขานุการ
เรื่องที่ 3: เลขานุการที่ช่วยชีวิตบริษัท
มีบริษัทแห่งหนึ่งกำลังประสบปัญหาทางการเงินอย่างรุนแรง และผู้บริหารก็หมดหวัง เลขานุการของผู้บริหารตรวจสอบบัญชีและพบข้อผิดพลาดเล็กน้อยที่ละเลยไป เลขานุการแจ้งผู้บริหารซึ่งทำให้สามารถแก้ไขข้อผิดพลาดและช่วยให้บริษัทกลับมาทำกำไรได้อีกครั้ง สอนให้เราว่าเลขานุการสามารถมีบทบาทสำคัญในการช่วยเหลือองค์กรให้ประสบความสำเร็จ
ขั้นตอนที่ 1: การศึกษาด้านการบริหารสำนักงาน
ศึกษาหลักสูตรการบริหารสำนักงานหรือสาขาที่เกี่ยวข้องเพื่อให้ได้พื้นฐานที่จำเป็นในด้านทักษะการจัดการสำนักงานและการดูแลผู้บริหาร
ขั้นตอนที่ 2: การฝึกปฏิบัติงาน
หาโอกาสฝึกปฏิบัติงานหรือทำงานเป็นเลขานุการเพื่อรับประสบการณ์จริงและพัฒนาทักษะในสายอาชีพ
ขั้นตอนที่ 3: การพัฒนาตนเองอย่างต่อเนื่อง
เรียนรู้ทักษะใหม่ๆ, สร้างเครือข่ายกับเพื่อนร่วมงาน และขอคำติชมเพื่อพัฒนาตนเองให้ดียิ่งขึ้นอย่างต่อเนื่อง
คำถามที่ 1: เลขานุการต่างจากผู้ช่วยส่วนตัวอย่างไร?
ผู้ช่วยส่วนตัวมักให้บริการด้านส่วนตัวแก่บุคคล ขณะที่เลขานุการมุ่งเน้นที่การสนับสนุนการทำงานของผู้บริหารและธุรกิจ
คำถามที่ 2: มีโอกาสในการเติบโตในสายอาชีพเลขานุการหรือไม่?
มีโอกาสในการเติบโตในสายอาชีพเลขานุการ โดยเลขานุการที่มีความสามารถสามารถก้าวหน้าไปสู่ตำแหน่งผู้บริหาร หรือแม้กระทั่งผู้บริหารระดับสูง
คำถามที่ 3: เลขานุการทำงานกี่ชั่วโมงต่อวัน?
โดยทั่วไปแล้วเลขานุการทำงาน 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ อย่างไรก็ตาม อาจต้องทำงานล่วงเวลาในบางกรณี
คำถามที่ 4: เลขานุการต้องใช้คุณสมบัติอื่นใดนอกจากทักษะหลัก?
เลขานุการควรรอบรู้ มีความสนใจในรายละเอียด และมีความสามารถในการทำงานเป็นทีม
คำถามที่ 5: เลขานุการทำงานในอุตสาหกรรมใดได้บ้าง?
เลขานุการสามารถทำงานในอุตสาหกรรมต่างๆ รวมถึงธุรกิจ, การศึกษา, การเงิน และการดูแลสุขภาพ
คำถามที่ 6: เลขานุการจำเป็นต้องมีการรับรองใดๆ หรือไม่?
แม้ว่าการรับรองไม่จำเป็น แต่การได้รับการรับรองจากองค์กรต่างๆ เช่น International Association of Administrative Professionals (IAAP) อาจช่วยให้มีข้อได้เปรียบในการแข่งขัน
2024-08-01 02:38:21 UTC
2024-08-08 02:55:35 UTC
2024-08-07 02:55:36 UTC
2024-08-25 14:01:07 UTC
2024-08-25 14:01:51 UTC
2024-08-15 08:10:25 UTC
2024-08-12 08:10:05 UTC
2024-08-13 08:10:18 UTC
2024-08-01 02:37:48 UTC
2024-08-05 03:39:51 UTC
2024-09-05 11:02:12 UTC
2024-09-05 11:02:34 UTC
2024-09-09 01:22:16 UTC
2024-09-09 01:22:35 UTC
2024-09-05 12:29:03 UTC
2024-09-05 12:29:25 UTC
2024-09-06 21:49:18 UTC
2024-09-06 21:49:43 UTC
2024-10-19 01:33:05 UTC
2024-10-19 01:33:04 UTC
2024-10-19 01:33:04 UTC
2024-10-19 01:33:01 UTC
2024-10-19 01:33:00 UTC
2024-10-19 01:32:58 UTC
2024-10-19 01:32:58 UTC