Pencil Pronto: O Segredo para Acelerar o Fluxo de Trabalho e Impulsionar a Produtividade

O conceito de pencil pronto está revolucionando a maneira como as empresas gerenciam seus processos de aprovação e revisão. Com foco na criação de documentos digitalizados e livre de papelada, esse método otimiza a eficiência, reduz custos e acelera o tempo de resposta.

Benefício 1: Redução de Custos

• A eliminação do papel e dos processos manuais pode reduzir os custos de impressão e envio em até 80% (Gartner).
• A automação de fluxos de trabalho pode economizar até 30% do tempo gasto em tarefas administrativas (McKinsey).

Benefício 2: Aumento da Eficiência

• Os processos digitalizados permitem uma aprovação mais rápida de documentos em até 50% (Forrester).
• A colaboração em tempo real elimina a necessidade de espera por revisões e aprovações por e-mail.

Benefício 3: Maior Produtividade

• A eliminação de gargalos e atrasos aumenta a produtividade geral em 20% (IDC).
• O acesso instantâneo a informações reduz o tempo gasto na busca por dados e referências.

Conceitos Básicos de Pencil Pronto

• Premissa Fundamental: Criar documentos em formato digital que possam ser revisados, aprovados e assinados eletronicamente.
• Etapas do Processo: Digitalização de documentos, criação de modelos de fluxo de trabalho, colaboração e aprovação em linha.
• Tecnologias Essenciais: Sistemas de gerenciamento de documentos, ferramentas de edição de PDF e plataformas de assinatura eletrônica.

Introdução ao Pencil Pronto: Uma Abordagem Passo a Passo

1. Digitalizar Documentos: Use scanners ou ferramentas de captura de imagem para converter documentos em formato digital.
2. Criar Modelos de Fluxo de Trabalho: Defina os papéis, regras e etapas para cada processo de aprovação.
3. Colaborar e Aprovar: Compartilhe documentos com partes interessadas e permita que eles revisem, comentem e aprovem eletronicamente.
4. Assinar Eletronicamente: Use plataformas seguras para assinar documentos digitalmente, eliminando a necessidade de assinaturas físicas.